出荷済み未請求を防ぐ方法｜出荷・納品・請求の照合手順
出荷済み未請求を防ぐ方法｜出荷・納品・請求の照合手順
出荷済み未請求は、商品を出荷したのに請求書が起票されていない状態を検出する実務です。収益認識でいう請求済未出荷契約とは別の論点であり、ここでは出荷実績、納品書、案件の請求状態を照合して、請求作成の漏れを見つける手順を扱います。
定義と早見表
出荷済み未請求の四原因
主な原因は、出荷完了の記録漏れ、請求対象からの除外、一部請求の見落とし、請求保留の引継ぎ不足です。原因を決めつけず、出荷の事実と請求の状態を別に確認します。
出荷×請求状態の早見表
出荷済みかつ未請求なら確認対象、出荷済みかつ一部請求なら残額と保留理由を確認します。未出荷と未請求を同じ例外として扱わず、出荷実績を先に確定します。
| 出荷 | 請求状態 | 確認 |
|---|---|---|
| 完了 | 未請求 | 起票漏れ・保留理由 |
| 完了 | 一部請求 | 残額・対象明細 |
| 未完了 | 未請求 | 出荷状況 |
照合手順
日次で例外案件を抽出
日次では、出荷済みの取引商品と未請求・一部請求の案件を並べます。納品書の有無だけで請求可否を判断せず、出荷日、請求先、明細、保留理由を確認します。出荷の基礎は出荷管理システムの選び方を参照できます。
締め時に納品・請求を突合
締め時には、日次の例外一覧に残った案件を含め、出荷実績と請求状態を全件突合します。請求先や締め日が異なる場合は、対象の締めグループに分けます。納品書は任意の帳票であり、請求前の出荷事実を確認する材料の一つです。
判断表
全額・一部・保留の分岐
全額未請求は起票漏れか保留かを確認し、一部請求は未請求の明細と残額を確認します。保留なら理由、確認者、次回確認日を残し、単に未請求の一覧から外さないことが重要です。出荷実績と請求対象を照合する担当を決め、保留を完了扱いにしないようにします。
保留理由と次回確認日
単価確認待ち、納品先確認待ち、顧客との合意待ちなど、保留理由を具体的に残します。保留にした担当、次回確認日、顧客への連絡状況を一組にすると、月末に同じ案件を調べ直す負担を減らせます。
確認項目
出荷実績・納品書・請求状態
確認項目は、出荷完了日、出荷数量、納品書、案件の請求状態、請求書の有無です。案件の請求状態は未請求、一部請求、請求済みなので、出荷済み明細との組み合わせで確認します。
締め日・請求先・担当者
締め日、請求先、担当者、保留理由、次回確認日をそろえます。販売HUBでは請求書一覧を状態や顧客で絞り込み、一覧をCSV出力できます。請求漏れを自動で督促する機能は確認できないため、定期的な照合を社内で運用します。
販売HUBで扱える範囲
未請求・一部請求・請求済み
販売HUBの案件には未請求、一部請求、請求済みの状態があり、取引商品には納品・提供状況が表示されます。出荷と請求を同じ状態として扱わず、案件と帳票の両方を確認することで例外を見つける材料になります。
未請求の自動督促は実装済みとして確認できない
未請求案件を自動通知する機能は実装済みとして確認できません。日次の例外確認と締め時の全件突合を分け、保留理由と担当を残す運用が必要です。帳票の作成と固定の考え方は請求書発行システムの選び方も参照できます。
この照合は、収益認識における請求済未出荷契約を判定するための手順ではありません。本記事が扱うのは、出荷済みなのに請求書が起票されていない明細を見つけ、請求の作成漏れや保留の引継ぎを確認する実務です。売上計上や会計上の結論は、出荷済み未請求の一覧だけから判断せず、社内の経理方針と必要な専門家確認に従います。
日次の照合では、当日に出荷完了となった取引商品を起点に、案件の請求状態が未請求または一部請求のものを確認します。対象明細について、出荷日、数量、請求先、請求書の有無、保留理由を並べます。納品書は出荷事実を確認する材料の一つですが、納品書があるかどうかだけで請求対象を決めません。明細と案件を照合して、請求作成が必要か、保留中かを確認します。
締め時には、日次で保留にした案件を含め、締め日と請求先ごとに全件を確認します。一部請求の案件は、請求済みの金額だけでなく、どの取引商品が未請求か、残った数量や金額を確認します。保留が継続する場合は、理由、連絡先、次回確認日を更新します。日次の例外一覧を消してしまうと、月末に同じ案件を最初から調べることになるため、確認結果を引き継げる形で残します。
例外を見つけたら、まず出荷の事実を確認し、次に請求書が未作成なのか、作成対象から外しているのかを分けます。単価や請求先が未確定で保留している場合も、担当と次回確認日を決めます。請求済みへ変更しただけで出荷明細との関係が確認できない場合は、帳票、案件、出荷の記録をもう一度照合します。この順序にすると、出荷前の案件まで未請求の例外に混ぜることを防げます。
販売HUBでは、案件の請求状態を未請求、一部請求、請求済みで確認でき、取引商品には納品・提供状況が表示されます。帳票は顧客や状態で絞り込み、一覧をCSVで出力できます。ただし、未請求の案件を自動で検出して督促する機能は確認できません。定期照合の頻度、例外の担当、保留の解消方法は社内の運用として決めます。
照合の一覧には、出荷日、出荷数量、案件、請求先、請求状態、請求書の有無、保留理由、確認者、次回確認日を置きます。出荷済みの明細を起点にすると、請求書だけを見た場合に漏れてしまう案件を確認できます。一方で、出荷未完了の明細まで同じ例外として扱うと、請求漏れの確認がぼやけます。出荷の事実を確認してから請求の状態を見る順番を守ります。
一部請求では、案件全体を請求済みとみなさず、どの明細が残っているかを確認します。保留理由が単価確認、請求先確認、顧客との合意待ちのどれであっても、確認日を決めずに一覧から外さないことが大切です。月末に担当者が替わる場合も、保留理由と次に連絡する相手を残しておけば、同じ明細を調べ直す時間を減らせます。
締め日が複数ある取引先では、請求対象を同じ日付でまとめず、請求先と締め日に分けて確認します。出荷済みの明細があっても、請求先の確認が終わっていない場合は保留理由を残します。逆に請求書を作成した場合は、対象明細、金額、作成日を照合し、未請求の一覧に残していないかを確認します。
日次と締め時の照合は、同じ作業を二度繰り返すためではありません。日次では新しく出荷された明細と当日の例外を把握し、締め時には期間全体の取引を請求先ごとに確認します。二つの確認結果をつなげることで、保留されたまま月をまたぐ案件を見つけやすくなります。
確認した日も一覧に残します。
例外を処理した後には、出荷明細と請求書の対象が一致しているかを確認します。保留のまま残る場合は、理由、担当、次に確認する日を更新します。
出荷済み未請求の照合表を自社の流れへ合わせたい場合は、無料で相談することもできます。
出荷済み未請求に関するFAQ
なぜ出荷後に請求が漏れますか？
出荷実績と請求状態の確認が別々になり、保留理由や引継ぎが残らないと漏れやすくなります。まず両方を同じ一覧で照合します。
一部請求の案件をどう見分けますか？
案件の請求状態と未請求の明細を確認します。請求済みの金額だけでなく、残った明細、保留理由、次回確認日を確認します。
未請求を自動通知できますか？
自動通知は確認できません。出荷済み・未請求の組み合わせを定期的に確認し、担当を決めて対応します。
日次の例外確認と締め時の全件突合を分け、保留中の案件には理由と次回確認日を残します。通知の有無に頼らず、出荷実績と請求状態を照合することが必要です。
まとめ＋CTA
出荷済み未請求は、出荷実績と請求状態を分けて照合することで検出します。日次の例外確認と締め時の全件突合を続け、保留理由と次回確認日を残してください。
出荷から請求までの情報を一体で確認する方法は、資料請求からご相談ください。
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